Persondatapolitik
Dine persondata
Rolfs Rejser indsamler persondata til forskellige formål, men bruger kun disse data til at kommunikere bedre med dig som kunde og til at gøre håndteringen ved booking af en rejse lettere. Vi lægger vægt på at respektere dit privatliv som kunde. Når du giver os persondata, eller når vi indsamler persondata fra dig, bliver oplysningerne behandlet i overensstemmelse med denne persondatapolitik.
Dataansvar
Denne persondatapolitik gælder for tjenester, der leveres af Rolfs Rejser. Rolfs Rejser har dermed et delt dataansvar for de persondata, der er omfattet af denne politik. Din primære kontakt vedrørende persondata er dog Rolfs Rejser.
Kontaktoplysninger
Du kan kontakte os på rejser@rolfsrejser.dk eller via almindeligt brev, som sendes til Rolfs Rejser, Hjalmar Brantingsgatan 1, 417 06 Göteborg, Sverige.
Indsamling af persondata
Persondata er enhver form for information, der direkte eller indirekte kan knyttes til en fysisk person, der er i live. Det gælder for eksempel adresse, navn, CPR-nummer, e-mailadresse og telefonnummer. Det gælder også for eksempel bookingnummer og krypterede oplysninger samt forskellige former for elektroniske identiteter, som for eksempel IP-adresser, hvis de kan knyttes til fysiske personer.
Hvordan vi indsamler persondata, og hvilke data vi indsamler
Rolfs Rejser indsamler persondata på flere måder, men primært direkte fra dig.
Indsamling af oplysninger i forbindelse med booking og gennemførelse af rejsen. Når du booker din rejse på rolfsrejser.dk, hos en forhandler eller i vores butik, indsamler vi persondata fra dig, så vi kan effektuere din bestilling. Det drejer sig om CPR-nummer, navn, fødselsdato, alder og køn for alle rejsende på bookingen samt adresse og kontaktoplysninger for den hovedrejsende. I forbindelse med bookingen indsamler vi også betalingsoplysninger for den hovedrejsende. Hvis bookingen omfatter børn, indsamler vi de samme oplysninger som ovenfor vedrørende barnet.
Hvis du foretager en booking, der omfatter flere personer, bør du sikre dig, at alle berørte personer er bekendte med denne persondatapolitik og tillader, at du giver os deres persondata.
Når du rejser med os, indsamler vi også oplysninger om din rejse. Ud over de oplysninger, der er nævnt ovenfor, drejer det sig for eksempel om bookingnummer, rejsens længde, rejsemål, og hvilke øvrige tjenester, du valgte at benytte under rejsen.
Oplysninger, der indsamles ved personlig kontakt
Vi indsamler persondata fra dig, når du kontakter os på e-mail, telefon eller på andre måder. Primært indsamler vi de persondata, der er nødvendige for at kunne besvare dit spørgsmål eller behandle din sag, såsom navn og bookingnummer. Afhængigt af hvordan du vælger at kontakte os, kan vi også indsamle kontaktoplysninger som for eksempel e-mailadresse eller telefonnummer. Ved personlig kontakt indsamler vi desuden de øvrige persondata, som du selv vælger at give os. Det kan for eksempel være oplysninger om helbredsforhold, allergier eller andre oplysninger om dig eller andre personer på din rejse eller booking.
Optagelse af samtaler
Når du ringer til vores kundeservice, optager vi din samtale og gemmer optagelsen i 30 dage efter din hjemkomst fra rejsen. Vi kan også komme til at bruge samtalerne i internt uddannelses- og udviklingsarbejde. Vi indsamler og opbevarer dermed alle de persondata, der forekommer under samtalen. Du har ret til at bede om, at din samtale ikke optages. Du har også ret til at bede om, at en optagelse slettes.
Oplysninger, der indsamles, når du abonnerer på e-mails med inspiration og tilbud
Hvis du vælger at abonnere på e-mails med inspiration og tilbud, indsamler vi din e-mailadresse, så vi kan sende e-mails til dig.
Oplysninger, der indsamles ved brug af vores digitale tjenester
Når du bruger vores hjemmeside, indsamler vi oplysninger om din brug af tjenesten. En del af disse oplysninger kan være persondata, som for eksempel din IP-adresse eller dit bookingnummer. Vi indsamler også oplysninger om, hvordan du navigerer i tjenesten, hvilke sider du besøger, hvilke søgninger du foretager, og hvilke rejseprodukter du er interesseret i.
Oplysninger, der indsamles, når du giver feedback på vores hjemmeside
Hvis du giver feedback via vores feedbackfunktion på rolfsrejser.dk, har du mulighed for at svare i fritekst. Hvis du angiver persondata i disse svar, indsamler vi dem.
Oplysninger, der indsamles fra andre end dig
Ved booking og ved kontakt med os i forskellige sager forekommer det, at en person afgiver persondata om en eller flere andre personer i et rejseselskab. Vi forudsætter, at den, der afgiver oplysningerne, har samtlige rejsendes samtykke til at give disse persondata videre. Hvis du ikke selv har foretaget en booking, men en anden har foretaget en booking, hvor du indgår, indsamler vi persondata om dig fra den pågældende person. Det samme gælder, hvis en anden har været i kontakt med os på dine vegne. For at kunne holde dine persondata opdaterede og korrekte supplerer og opdaterer vi dine persondata ved at indhente oplysninger fra private og offentlige registre.
Behandling og opbevaring af persondata
Rolfs Rejsers retlige grundlag for at behandle dine persondata
Rolfs Rejser behandler dine persondata lovligt. Det kan forekomme, at den samme oplysning behandles både med hjemmel i opfyldelse af rejseaftalen, specifikt på grundlag af samtykke eller med hjemmel i, at oplysningen er nødvendig for at opfylde andre retlige forpligtelser. Det betyder, at selv om du trækker dit samtykke tilbage, og den behandling, der er baseret på samtykket, ophører, kan oplysningen alligevel forblive hos os til andre formål. Hovedsageligt behandler vi dine oplysninger for at opfylde en aftale, du er part i, for eksempel rejsebetingelserne, eller på grundlag af en legitim interesse, som for eksempel markedsføringsformål.
Administration af din rejse
For at kunne levere de rejsetjenester, du har bestilt hos os, bruger vi dine persondata på forskellige måder. Oplysningerne bruges til at udstede billetter og rejsedokumenter, til at foretage hotelbookinger og til at gennemføre betalingen for de tjenester, du har bestilt. Administration af din rejse omfatter også brug af dine oplysninger til bogføring, afregning og revision, kredit- eller anden verificering af betalingskort samt immigrations- og toldkontrol.
Gavekort
Hvis du køber et gavekort eller får udstedt et gavekort til dig, behandler vi dine persondata for at kunne udstede og administrere gavekortet. Vi bruger modtagerens e-mailadresse eller mobilnummer til at kunne sende digitale gavekort ud og bestillerens e-mailadresse til at kunne sende en kopi af bekræftelsen. Vi bruger dit navn, din adresse og dit telefonnummer til at kunne udstede og levere fysiske gavekort. Vi behandler dine betalingsoplysninger for at kunne gennemføre betalingen. Hvis du vælger at skrive persondata i beskedfeltet, indsamler vi disse.
Kundepleje
Vi bruger dine persondata for at kunne give dig service, hvis du kontakter os med spørgsmål, kommentarer eller for eksempel reklamationer. Vi bruger dit navn og dit bookingnummer til at identificere dig og din rejse. Vi bruger dine kontaktoplysninger, såsom e-mailadresse og telefonnummer, til at kunne kontakte dig i forbindelse med spørgsmål og sager. Vi kan også komme til at bruge alle de øvrige persondata, vi har indsamlet om dig, til at behandle dit spørgsmål eller din sag, afhængigt af hvad der er relevant i det enkelte tilfælde.
Udsendelse af information
Når du har booket en rejse hos os, bruger vi dine persondata til at sende bookingbekræftelse, væsentlig information om din kommende rejse og tilbud knyttet til rejsen. Sådanne udsendelser sker til den e-mailadresse, der er oplyst i forbindelse med bookingen. Vi sender information om afvigelser, som for eksempel ændringer i tidsplanen og ombookinger. Sådan information kan sendes via e-mail, brev eller SMS eller gives via telefonopkald, afhængigt af afvigelsens art og hvilke kontaktoplysninger vi har på dig. Vi sender også betalingspåmindelser via e-mail og SMS.
Markedsføring og personalisering
Kundeoplysninger kan bruges i markedsføringssammenhæng af Rolfs Rejser i forbindelse med bestemte rejser. Hvis du har valgt at modtage e-mails med inspiration og tilbud fra os, bruger vi dine persondata til at sende e-mails til dig. På vores hjemmesider bruger vi information om vores brugere til såkaldt personalisering. Det betyder, at vi bruger de oplysninger, vi har indsamlet om dig og din brug af vores tjenester, til at påvirke, hvordan indholdet på hjemmesiden ser ud, når netop du besøger os. Tilpasningen kan for eksempel bestå i, at vi gemmer og viser oplysninger om rejsemål, du har søgt på ved tidligere besøg på vores hjemmeside, og sprogpræferencer, og at vi viser annoncer og tilbud, som vi tror passer til netop dig og dine rejseønsker. Hvis du bruger Facebook eller Instagram og har den samme e-mailadresse eller det samme telefonnummer registreret dér, kan vi komme til at sende målrettet markedsføring til dig på platformen eller på andre måder bruge personalisering til at markedsføre os over for dig på sociale medier.
Udvikling af tjenester og service
Vi bruger de oplysninger, vi indsamler om vores kunder, til at udvikle og forbedre vores produkter og tjenester. Det gælder dels vores digitale tjenester, hvor vi analyserer brugeradfærd for at udvikle, hvordan vi præsenterer information og tilbud og udformer funktioner. Det gælder også udvikling af vores produkter efter kundernes ønsker og adfærd og for eksempel for at udbedre mangler eller øge sikkerheden. Hovedsageligt bruger vi anonyme eller anonymiserede oplysninger på aggregeret niveau til denne type analyser. Det kan dog forekomme, at vi også bruger persondata, vi har indsamlet, hvis det er relevant.
Lovkrav
Behandling af dine persondata kan ske, for at vi kan opfylde forpligtelser i henhold til love og bekendtgørelser, for eksempel vedrørende sikkerhed og regnskab.
Opbevaringsperioder
Vi gemmer dine persondata, så længe det er nødvendigt til formålet med behandlingen. Hvis du abonnerer på e-mails med inspiration og tilbud, gemmes dine kontaktoplysninger, så længe du vælger at fortsætte med at modtage sådanne e-mails. Telefonsamtaler, der optages, gemmes i 30 dage fra hjemkomsten. De samme persondata kan opbevares flere forskellige steder til forskellige formål. Det kan betyde, at en oplysning, der er slettet i ét system, fordi den ikke længere er nødvendig, kan forblive i et andet system, hvor den opbevares på grundlag af samtykke eller til et andet formål, hvor oplysningen fortsat er nødvendig.
Rolfs Rejsers tekniske og organisatoriske foranstaltninger til sikker behandling af dine persondata
Vi træffer løbende foranstaltninger for at opfylde principperne om "databeskyttelse gennem design og databeskyttelse gennem standardindstillinger". Vi vurderer løbende risiciene ved den behandling af persondata, der finder sted, og træffer de nødvendige sikkerhedsforanstaltninger for at mindske risiciene.
Videregivelse af persondata
Aftalepartnere og it-leverandører
Vi benytter en række forskellige it-tjenester og it-systemer i vores virksomhed. I nogle af disse opbevares og behandles persondata. Vi lægger vægt på dit privatliv og sikkerheden omkring dine oplysninger ved al sådan behandling. Nogle systemer er installeret lokalt hos os, og det er kun vores personale, der har adgang til oplysningerne. I disse tilfælde sker der ingen overførsel til tredjepart. Nogle systemer er dog installeret hos leverandøren, hvilket betyder, at vi overfører persondata til leverandøren. I disse tilfælde er leverandøren vores databehandler og behandler oplysningerne på vores vegne og efter vores instrukser.
Google API Services User Data Policy
Vi benytter information leveret af Google API’er. Den information, vi stiller til rådighed fra Google API’er, følger Google API Services User Data Policy og Limited Use requirements.
Interne it-systemer
Internt behandler vi persondata i vores kundedatabase, i vores bookingsystem, i vores kundeservicesystem og i et system til datahåndtering og dataforbedring. Disse systemer findes, for at vi kan levere de tjenester, du har bestilt hos os, og for at kunne håndtere spørgsmål og kundepleje i forbindelse med udførelsen af disse tjenester. I disse systemer kan samtlige de persondata, vi indsamler, blive behandlet.
Kontakttjenester
Vi benytter eksterne leverandører til at levere information via SMS før og under en rejse. Disse leverandører får adgang til persondata i form af telefonnumre.
Leverandører af rejserelaterede tjenester
For at kunne levere en del af de tjenester, du har bestilt hos os, benytter vi underleverandører og aftalepartnere. Ofte er det nødvendigt, at vi videregiver persondata til disse, for at tjenesten kan udføres.
Rejsebureauer og digitale partnere
Når du booker en rejse hos Rolfs Rejser via et rejsebureau eller en hjemmeside (digital partner), som vi samarbejder med om markedsføring af vores rejser, kan det forekomme, at du selv afgiver persondata til rejsebureauet eller hjemmesiden. Disse persondata er den pågældende aktørs ansvar og behandles af aktøren i overensstemmelse med deres egen persondatapolitik. Når en booking er gennemført via et rejsebureau eller en digital partner, sender vi visse persondata til den pågældende aktør for at bekræfte, at bookingen er foretaget. For digitale partneres vedkommende drejer det sig om pseudonymiserede oplysninger og bookingnumre. Aktørerne kan ikke umiddelbart identificere dig som rejsende ud fra disse oplysninger. Når du booker gennem et rejsebureau, afgiver du selv dine persondata til rejsebureauet og samtykker i, at rejsebureauet behandler disse i sin virksomhed. Rejsebureauet kan derfor identificere dig, for eksempel ved hjælp af dit bookingnummer. Vi er ikke ansvarlige for rejsebureauets behandling af de persondata, du selv har afgivet direkte til rejsebureauet.
Flyselskaber
Flyselskaberne får adgang til persondata om de rejsende, der skal rejse med det pågældende flyselskab. Det drejer sig om navn, fødselsdato, alder og køn for alle rejsende på bookingen samt adresse og kontaktoplysninger for den hovedrejsende. Overførslen af oplysninger om de rejsende sker enten via datasystemet Amadeus eller direkte til flyselskabet med passagerlister, såkaldte paxlister.
Hoteller
Vi benytter hoteller på vores rejsemål både i længere perioder og til enkelte bookinger på kundernes forespørgsel. Hotellerne får adgang til de persondata, der er nødvendige, for at en booking kan foretages. Det drejer sig i givet fald om navn, fødselsdato, alder og køn for alle rejsende på bookingen samt adresse og kontaktoplysninger for den hovedrejsende.
Agenter
Afhængigt af hvilket flyselskab der benyttes til rejsen, og hvilken lufthavn rejsen afgår fra, benyttes forskellige agenter til at udføre tjenester knyttet til rejsen i lufthavnen. Det kan for eksempel dreje sig om check-in eller bagagehåndtering. I forbindelse med udførelsen af disse tjenester kan agenten få adgang til visse persondata, der er nødvendige for at kunne udføre tjenesten.
Rederier
Vi formidler krydstogter med en række forskellige rederier. Rederierne får adgang til de persondata, der er nødvendige, for at en booking kan foretages. Det drejer sig i givet fald om navn, fødselsdato, alder og køn for alle rejsende på bookingen samt adresse og kontaktoplysninger for den hovedrejsende. Rederierne indsamler også ofte selv oplysninger direkte fra de rejsende på krydstogtet. Hvert rederi er ansvarligt for behandlingen af de persondata, du som rejsende afgiver direkte til rederiet.
Øvrige
Hvis du booker andre rejserelaterede tjenester via os, for eksempel udflugter eller aktiviteter, kan de persondata, der er nødvendige for at levere den bestilte tjeneste, i givet fald blive videregivet til den, der skal udføre tjenesten. Det kan for eksempel være navn, fødselsdato, alder og køn for alle rejsende på bookingen samt adresse og kontaktoplysninger for den hovedrejsende.
Videregivelse til tredjelande
Da vi arrangerer rejser over hele verden, befinder en del af vores samarbejdspartnere (for eksempel hoteller og flyselskaber) sig uden for EU/EØS-området. Det betyder, at persondata kan blive overført til samarbejdspartnere i disse lande til de samme formål, som er beskrevet ovenfor. Uanset hvilket land Rolfs Rejser overfører dine persondata til, har Rolfs Rejser pligt til at sikre, at der er et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau for dine persondata.
Dine rettigheder
Nødvendig behandling af persondata og behandling på grundlag af samtykke
Behandling af persondata, der er nødvendig, for at vi kan opfylde en aftale med dig, for at vi kan opfylde en retlig forpligtelse, eller som er nødvendig af hensyn til vores legitime interesse, er tilladt uden samtykke. For at vi kan indsamle og behandle dine persondata til noget andet formål, kræves det derimod, at du samtykker i behandlingen. Du giver samtykke til behandling af dine persondata i forbindelse med, at du bruger vores tjenester på rolfsrejser.dk, ved kontakt med vores rejserådgivere eller hos en forhandler eller et rejsebureau.
Tilbagekaldelse af samtykke
Du kan når som helst vælge at trække dit samtykke tilbage ved at kontakte os på kontaktoplysningerne ovenfor. Hvis du trækker dit samtykke tilbage, sletter vi de persondata og ophører med den behandling, der var omfattet af samtykket. Det kan forekomme, at de samme persondata behandles både på grundlag af samtykke og med hjemmel i, at oplysningen er nødvendig, eller med hjemmel i andre regler. Det betyder, at selv om du trækker dit samtykke tilbage, og den behandling, der er baseret på samtykket, ophører, kan oplysningen alligevel forblive hos os til andre formål.
Ret til information og ret til kontrol over dine oplysninger
Hvis du ønsker information om, hvilke oplysninger vi har registreret om dig, kan du ansøge skriftligt om dette på ovenstående adresse. Du har ret til at bede om, at oplysningerne om dig slettes, suppleres eller berigtiges. Du har også ret til at bede om, at behandlingen af dine persondata begrænses til bestemte formål og for eksempel ikke bruges til direkte markedsføring eller såkaldt profilering.
Hvad der sker, hvis du ikke ønsker, at vi behandler dine persondata. Visse persondata er vi nødt til at behandle for at kunne levere de tjenester og produkter, du har efterspurgt hos os. Hvis du selv foretager en booking på nettet, er disse oplysninger markeret, så du tydeligt kan se, hvilke det drejer sig om. Skulle du ikke ønske at afgive en sådan oplysning eller bede om, at vi sletter den, vil vi ikke kunne levere tjenesten eller produktet. Hvis du beder om, at vi ikke behandler dine persondata til markedsføring eller profilering, vil du ikke kunne modtage tilpassede tilbud og kommunikation fra os, og det kan ske, at visse digitale tjenester ikke kan bruges eller ikke fungerer korrekt i alle henseender.
Cookies
Når du har givet dit samtykke og angiver din e-mailadresse hos os, for eksempel ved tilmelding til nyhedsbrevet eller ved bestilling, gemmer vi en hashet version af adressen i din browser i op til 365 dage. En hash er en kode, der beregnes ud fra adressen. Vi kan ikke læse din e-mailadresse ud af koden, men den fungerer som et genkendelsestegn for dig som besøgende i vores analyse- og markedsføringsværktøjer, Google Analytics og Meta. Den slettes, hvis du trækker dit samtykke tilbage eller logger ud.
Hvis du vil klage
Den, der mener, at en virksomhed overtræder GDPR, kan henvende sig til Datatilsynet. Læs mere på Datatilsynets hjemmeside.